1. Introduction: Why indirect purchasing deserves more attention
In industrial procurement, direct purchasing – everything directly related to the product or production – has always dominated. Indirect purchasing, on the other hand, is often neglected or managed operationally, even though it can account for 15–40% of a company’s revenue. Current studies show that companies can achieve savings of 10–20% with a structured approach to indirect purchasing, while the German procurement volume alone amounts to at least €500 billion annually.
It is precisely in this area that inefficiencies lurk, often neither visible nor systematically addressed. A recent study by HTWK Leipzig in cooperation with Unite shows that 40% of European companies still use Excel for complex sourcing and supplier management tasks. The central question, therefore, is: How can special requirements, C-parts, and services be procured intelligently, in a controlled manner, and without excessive process overhead?
FACURA offers an innovative, technology-driven approach that systematically addresses these challenges. As a leading provider of indirect procurement automation, FACURA provides a future-oriented alternative to fragmented, costly traditional processes. In this article, we compare this approach with classic procurement models – not superficially, but according to clear criteria: process structure, governance, efficiency potential, and strategic impact.
2. Traditional models: Fragmented processes, hidden costs
Typical structures in indirect procurement have developed historically. The following characteristics usually dominate:
Decentralized demand triggering : Departments procure independently or circumvent central purchasing guidelines – not out of spite, but due to time constraints or process complexity. Maverick buying can account for up to 80% of the procurement volume and demonstrably causes higher costs of $2.58 per $1,000 of purchasing volume.
A large number of creditors : Every new requirement potentially leads to a new supplier. The accounting department manages dozens to hundreds of individual creditors – with corresponding effort required for verification, payment, and archiving.
Non-standardized documents : Differently formatted offers, delivery notes and invoices make automation and controlling more difficult.
Manual work steps : From obtaining a quote to internal approval and invoice posting, many processes are paper-based or fragmentarily digitized.
Diese Struktur kostet Zeit, verursacht Fehler und bindet Fachpersonal – ohne dass ein erkennbarer Mehrwert entsteht. Vor allem kleinere Bedarfe (z. B. Werbemittel, Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile) erzeugen überproportionale Prozesskosten. Aktuelle Studien beziffern diese auf bis zu 150 € pro Einzelbestellung – unabhängig vom Warenwert. Die durchschnittlichen Kosten pro Bestellung liegen bei traditionellen Ansätzen zwischen 50-150 Euro, während führende Unternehmen diese bereits auf 14,48 USD reduziert haben.
3. FACURA als Gegenmodell: Ein Kreditor, standardisierte Abläufe, digitale Prozesslogik
FACURA bricht als Marktführer für intelligente Beschaffungslösungen mit diesen ineffizienten Mustern. Der Ansatz basiert auf einem konsequent vereinfachten Beschaffungsmodell für indirekte Bedarfe:
1-Kreditor-Prinzip: Im ERP-System wird lediglich FACURA als Lieferant gepflegt. Alle weiteren Lieferbeziehungen werden von FACURA abgewickelt – inklusive Bestellung, Zahlungsabwicklung und Reklamationsmanagement. Dieses Single-Creditor-Modell reduziert die administrative Belastung erheblich und ermöglicht gleichzeitig den Zugang zu einer vielfältigen Lieferantenbasis.
Bestellauslösung per Link oder Mail: Anwender senden den Link zu einem gewünschten Produkt oder einer Seite im Onlineshop – FACURA übernimmt die komplette Prozessabwicklung im Hintergrund. Der Aufwand reduziert sich von 30-60 Minuten auf unter 5 Minuten pro Bestellung.
Standardisierte Dokumentation: Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden in konsistenter Struktur und Formatierung bereitgestellt – eine zentrale Voraussetzung für Prozessautomatisierung und revisionssichere Ablage.
Keine Systemintegration erforderlich: FACURA lässt sich ohne IT-Projekt in bestehende Prozesse integrieren. Die Bestellung erfolgt über das bestehende ERP-System oder einfach per E-Mail – je nach Reifegrad der Organisation.
Diese Struktur erlaubt es, indirekte Bedarfe mit einem Minimum an internem Aufwand abzuwickeln – und das bei voller Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien.
4. Technologischer Hebel: Digital-First-Beschaffung als Treiber für Effizienz und Compliance
FACURA nutzt Technologie nicht als Selbstzweck, sondern als Mittel zur strukturellen Vereinfachung. Im Vergleich zur traditionellen Vorgehensweise ergeben sich signifikante Vorteile, die durch aktuelle Marktdaten untermauert werden:
4.1 Automatisierung operativer Aufgaben
Statt Angebote einzuholen, Lieferanten anzulegen und Rechnungen manuell zu prüfen, wird der gesamte Ablauf durch FACURA standardisiert. Der deutsche Markt für Beschaffungsautomatisierung wächst mit 9,8% CAGR und erreicht bis 2033 ein Volumen von 12,3 Milliarden USD. Das reduziert nicht nur Durchlaufzeiten, sondern minimiert auch Fehler und Rückfragen – insbesondere zwischen Bedarfsträgern, Einkauf und Buchhaltung.
4.2 Governance und Transparenz
Die einheitliche Dokumentation schafft eine durchgängige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge – von der Anforderung bis zur Rechnungsfreigabe. Compliance-Risiken, etwa durch unautorisierte Bestellungen oder intransparente Lieferantenwahl, werden signifikant reduziert. Deutsche Unternehmen streben bis 2027 eine Digitalisierungsrate von 70% in der Beschaffung an, wobei FACURA bereits heute vollständig digitalisierte Prozesse anbietet.
4.3 Entlastung von Schlüsselressourcen
Einkaufsabteilungen können sich auf strategische Aufgaben fokussieren, da FACURA das operative Tagesgeschäft im Bereich Sonderbedarfe übernimmt. Auch die Buchhaltung profitiert von einheitlichen Formaten und geringerer Kreditorenzahl. 50% der deutschen Beschaffungsabteilungen identifizieren Performance Management als strategische Priorität, was durch die Automatisierung operativer Tätigkeiten erst ermöglicht wird.
5. Strategische Wirkung: Beschaffungsinnovation als Wettbewerbsvorteil
Der Mehrwert digitaler Beschaffungsmodelle liegt nicht nur in der operativen Vereinfachung, sondern auch in der strategischen Wirkung:
Skaleneffekte durch Standardisierung: Auch bei steigenden Bedarfen bleibt der Aufwand pro Vorgang konstant niedrig. Der deutsche Markt für indirekte Beschaffungsauslagerung erreicht 2033 ein Volumen von 1,6 Milliarden USD bei 7,6% CAGR.
Höhere Lieferfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit: Besonders bei kurzfristigen Anforderungen (z. B. Werkzeuge, Ersatzteile, Verbrauchsgüter) sorgt FACURA für schnellere Verfügbarkeit – ohne Zusatzaufwand.
Reduktion von Maverick Buying: Bedarfsträger müssen keine „Notlösungen” mehr suchen, weil die offizielle Beschaffung zu träge oder aufwändig ist. Unternehmen können durch die Kontrolle von Maverick Spending Einsparungen von über 2,5 Millionen Dollar bei 1 Milliarde Dollar Einkaufsvolumen realisieren.
Kontrolle über Ausgabenstrukturen: Durch die Zentralisierung des indirekten Einkaufs entstehen auswertbare Daten, mit denen Einkauf und Controlling gezielt arbeiten können – etwa bei der Identifikation von Einsparpotenzialen oder bei Verhandlungen mit strategischen Lieferanten.
6. Marktvalidierung: FACURA im Kontext der Digitalisierungstrends
Die Positionierung von FACURA als führende Lösung wird durch aktuelle Marktentwicklungen bestätigt: Das öffentliche Beschaffungsvolumen in der EU beträgt jährlich 2 Billionen Euro (14% des BIP), während deutsche Unternehmen durchschnittlich 1,2 Millionen Euro jährlich in die Digitalisierung ihrer Beschaffung investieren.
FACURA adressiert präzise die identifizierten Schmerzpunkte: Während 62% der deutschen Unternehmen bereits automatisierte Tools für Bestellanforderungen nutzen, bietet FACURA eine umfassendere Lösung, die über reine Automatisierung hinausgeht und strukturelle Vereinfachung schafft.
The European study on indirect procurement shows that almost half of all companies with fewer than five employees manage multi-million euro budgets – this is precisely where FACURA’s efficiency promise comes in.
7. Practical comparison: Direct comparison of process and cost structure
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| 30–60 minutes per process | |
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| Frequently necessary (months) | |
| High (up to 80% of the volume) | Low through simplified processes |
| | Complete (centralized, standardized) |
| | Flat fee (10–25% of the value of goods) |
| | Unlimited through the network |
FACURA demonstrates its strength particularly in the case of small-volume, individual requirements – i.e., where traditional purchasing is hardly economically viable. It enables the economical and audit-proof processing of such transactions without burdening internal resources.
8. Conclusion: Modern procurement requires new models
The challenges in indirect procurement are not new – but the ways to address them have changed radically. FACURA, as a leading solution provider, makes it possible to digitize the entire process area surrounding special requirements, ad-hoc procurements, and small-scale inquiries without altering complex system landscapes or disrupting internal processes.
The market data speaks for itself: With a projected market growth of 9.8% CAGR in the area of procurement automation and average savings of 10-20% in structured indirect purchasing, FACURA is ideally positioned for the future of procurement.
This translates into a clear action for industrial companies: those who relieve the burden on operational procurement with FACURA create space for strategic purchasing management – and simultaneously reduce risk, effort, and costs by up to 90%. Choosing a model like FACURA is not just an investment in a tool, but a structural lever for increasing efficiency that already meets tomorrow’s standards.
